سياسة الخصوصية

1. أحكام عامة

1.1. تحدد سياسة الخصوصية هذه الإجراءات التي تعالج بموجبها شركة SIA SAM MARTIN GROYP، رقم التسجيل 40203520646، العنوان القانوني: Matīsa iela 16-2، ريغا، لاتفيا، LV-1001 (ويشار إليها فيما يلي بـ«المراقب»)، البيانات الشخصية للأشخاص الطبيعيين وفقًا للائحة (الاتحاد الأوروبي) 2016/679 الصادرة عن البرلمان الأوروبي والمجلس (اللائحة العامة لحماية البيانات، GDPR)، وقانون معالجة بيانات الأشخاص الطبيعيين وسائر الأنظمة المعمول بها في مجال حماية البيانات الشخصية.

1.2. تهدف سياسة الخصوصية هذه إلى تزويد أصحاب البيانات بمعلومات واضحة وشفافة وسليمة قانونيًا حول أغراض معالجة البيانات الشخصية وأسسها القانونية وفئاتها ومدد حفظها ومستلميها ونقلها إلى خارج الاتحاد الأوروبي أو المنطقة الاقتصادية الأوروبية وحقوق أصحاب البيانات، إضافة إلى آلية التواصل مع المراقب.

1.3. يعمل المراقب في قطاع تكنولوجيا المعلومات، ويجوز له في إطار نشاطه التجاري تطوير المواقع الإلكترونية وحلول البرمجيات والخوادم وبيئات الاستضافة وحلول النسخ الاحتياطي وبنية البريد الإلكتروني وأنظمة الدعم الفني وغيرها من الخدمات الرقمية للعملاء وصيانتها وإدارتها.

1.4. بحسب طبيعة الخدمة المعنية، يجوز للمراقب أن يعمل بصفته مراقبًا للبيانات الشخصية أو معالجًا لها نيابةً عن العميل، إذا كان العميل هو من يحدد أغراض معالجة البيانات ووسائلها.

1.5. إذا وفّر المراقب للعميل صيانة الخوادم أو الاستضافة أو إدارة الأنظمة أو النسخ الاحتياطي أو تحليل الحوادث أو بنية البريد الإلكتروني أو الخدمات السحابية أو دعم المستخدمين أو غيرها من الخدمات التقنية، جاز له معالجة البيانات الشخصية بالقدر اللازم لتقديم الخدمة وضمان أمنها واستمراريتها والوفاء بالالتزامات التعاقدية.

1.6. خدمات المراقب ومواقعه الإلكترونية وخدمات مجتمع المعلومات التابعة له مخصصة للبالغين فقط (من عمر 18 عامًا). لا يجمع المراقب بيانات الأطفال الشخصية ولا يعالجها عن علم عندما تُعرض الخدمة على الأطفال مباشرة، ويتخذ تدابير متناسبة للحد من استخدام القاصرين للخدمات دون أساس قانوني.

1.7. إذا تبين للمراقب أن الخدمة يستخدمها فعليًا شخص دون 18 عامًا وأنه لا يوجد أساس قانوني لمعالجة البيانات (مثل موافقة الممثل القانوني)، جاز له حذف البيانات أو تحويلها إلى صيغة مجهولة الهوية، وكذلك تقييد وصول هذا الشخص إلى الخدمات مستقبلًا.

2. معلومات المراقب والتواصل

2.1. مراقب معالجة البيانات الشخصية هو SIA SAM MARTIN GROYP، رقم التسجيل 40203520646، العنوان القانوني: Matīsa iela 16-2، ريغا، لاتفيا، LV-1001.

2.2. البريد الإلكتروني للتواصل بشأن معالجة البيانات الشخصية: [email protected].

2.3. في المسائل المتعلقة بسياسة الخصوصية هذه ومعالجة البيانات الشخصية وممارسة حقوق صاحب البيانات ودراسة الطلبات أو أي أمور تتعلق بحماية البيانات الشخصية، يمكن لصاحب البيانات التوجه إلى المراقب عبر الكتابة إلى [email protected].

3. دور المراقب في معالجة البيانات

3.1. يعالج المراقب البيانات الشخصية بصفته مراقبًا مستقلًا في الحالات التي يحدد فيها بنفسه أغراض المعالجة ووسائلها، مثل معالجة بيانات شركاء التعاون وجهات الاتصال لدى العملاء والموردين والعملاء المحتملين وزوار الموقع الإلكتروني والمستندات المحاسبية وبيانات المراسلات.

3.2. يجوز للمراقب أن يعمل أيضًا معالجًا للبيانات الشخصية بمفهوم المادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات، إذا كان العميل هو مراقب البيانات الشخصية وكان المراقب يوفر بتكليف من العميل البنية التحتية لتقنية المعلومات أو استضافة الموقع أو صيانة قواعد البيانات أو إدارة الخوادم أو المراقبة التقنية أو تخزين البيانات أو النسخ الاحتياطي أو صيانة الأنظمة أو غيرها من الخدمات التقنية ذات الصلة.

3.3. في الحالات التي يعمل فيها المراقب معالجًا، تُجرى معالجة البيانات الشخصية وفقًا للعقد المبرم مع العميل وتعليمات العميل الموثقة ومتطلبات الأنظمة المعمول بها.

3.4. إذا حدد المراقب والعميل معًا، في نموذج تعاون معين، أغراض المعالجة أو وسائلها الأساسية، جاز تنظيم العلاقة بين الطرفين بوصفها علاقة مراقبين مشتركين وفقًا لمتطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات.

4. فئات البيانات الشخصية

4.1. بحسب الخدمة المقدمة ونوع التعاون وغرض المعالجة، يجوز للمراقب معالجة الفئات التالية من البيانات الشخصية:

4.1.1. بيانات الهوية، مثل الاسم واللقب ومنصب الشخص أو صفته التمثيلية؛

4.1.2. معلومات الاتصال، مثل عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف وعنوان المراسلة واسم الشركة وغيرها من معلومات التواصل؛

4.1.3. بيانات العقود والتسويات المالية، مثل مضمون العقود ومعلومات الطلبات والفواتير ومعلومات الدفع وتاريخ التعاون وغيرها من المعلومات المتعلقة بتقديم الخدمة؛

4.1.4. بيانات التواصل، مثل مراسلات البريد الإلكتروني وطلبات الدعم والاستفسارات وبلاغات الحوادث ومحادثات الدردشة وملاحظات المكالمات وغيرها من سجلات التواصل؛

4.1.5. البيانات التقنية، مثل عنوان IP ومعرّفات الأجهزة ومعلمات المتصفح ومعلومات المصادقة وأوقات الوصول ومعلومات الجلسات وسجلات أحداث النظام وسجلات الأخطاء ومعلومات الأحداث الأمنية؛

4.1.6. بيانات استخدام الموقع الإلكتروني والخدمة، مثل أنشطة المستخدم في البيئة التقنية ووقائع تسجيل الدخول والإجراءات الإدارية وتغييرات الإعدادات وتغييرات صلاحيات الوصول وسجلات تدقيق الأنظمة وغيرها من بيانات الاستخدام؛

4.1.7. بيانات تشغيل الخوادم والاستضافة والبنية التحتية، مثل ملفات السجلات ومعلومات استخدام الموارد ومعلومات النسخ الاحتياطية وبيانات المراقبة والتوافر وبيانات تشخيص الحوادث وبيانات استمرارية الخدمة؛

4.1.8. بيانات المستخدمين النهائيين لدى العملاء، بقدر ما تصل إلى المراقب عند تقديم خدمات الاستضافة أو إدارة الأنظمة أو البريد الإلكتروني أو النسخ الاحتياطي أو صيانة قواعد البيانات أو صيانة المواقع الإلكتروني أو غيرها من الخدمات التقنية لمصلحة العملاء ووفق تعليماتهم؛

4.1.9. أي بيانات شخصية أخرى يقدمها صاحب البيانات أو العميل للمراقب في إطار التعاون أو الطلب أو تنفيذ العقد أو تقديم الخدمة.

4.2. لا يعالج المراقب إلا البيانات الشخصية الملائمة والكافية واللازمة لتحقيق الغرض المحدد، مع مراعاة مبدأي تقليل البيانات والمساءلة.

5. مصادر الحصول على البيانات الشخصية

5.1. يتم الحصول على البيانات الشخصية في الغالب مباشرة من صاحب البيانات أو العميل أو شريك التعاون أو ممثليهم المفوضين، مثلًا عند إبرام عقد أو تعبئة نماذج الطلب أو تقديم الاستفسارات أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو استخدام الخدمات التي يوفرها المراقب.

5.2. يجوز أيضًا الحصول على البيانات الشخصية من السجلات المتاحة للعموم وأنظمة المعلومات التي يستخدمها العميل والبنية التقنية وسجلات الخوادم وحلول المراقبة وأنظمة النسخ الاحتياطي وأنظمة المصادقة وغيرها من المصادر التقنية اللازمة لتقديم الخدمة، بقدر ما يكون ذلك قانونيًا وضروريًا.

5.3. إذا عمل المراقب معالجًا للبيانات الشخصية، جاز الحصول على البيانات من العميل أو من الأنظمة والبنية التحتية والخدمات التي يستخدمها العميل والتي يصونها المراقب تقنيًا أو يديرها بتكليف من العميل.

6. أغراض معالجة البيانات الشخصية

6.1. يجوز للمراقب معالجة البيانات الشخصية للأغراض التالية:

6.1.1. تحديد هوية العملاء والموردين وشركاء التعاون وبدء التعاون؛

6.1.2. إعداد العقود وإبرامها وتنفيذها وإدارتها وإنهائها؛

6.1.3. معالجة طلبات العملاء والاستشارات والطلبات المقدمة ومسائل الدعم الفني؛

6.1.4. صيانة وإدارة المواقع الإلكترونية والتطبيقات والخوادم وخدمات الاستضافة وقواعد البيانات وحلول البريد الإلكتروني وواجهات API والتكاملات وغيرها من البنية التحتية لتقنية المعلومات؛

6.1.5. منح صلاحيات الوصول والمصادقة والتفويض وإدارة حسابات المستخدمين؛

6.1.6. مراقبة تشغيل الأنظمة ومعالجة الأخطاء وتحليل الأداء ومراقبة الأمن والتحقيق في الحوادث وضمان استقرار البيئة التقنية؛

6.1.7. إنشاء النسخ الاحتياطية واستعادتها واسترجاع البيانات وضمان استمرارية العمل؛

6.1.8. إدارة مخاطر المعلومات والأمن السيبراني ومنع الوصول غير المصرح به وإجراء تدقيق الأمان وحماية الخدمات؛

6.1.9. ضمان المحاسبة والضرائب والوفاء بالالتزامات القانونية والمطالبات والأدلة والإدارة الداخلية؛

6.1.10. إجراء الإحصاءات ومراقبة الجودة وتحسين الخدمات وتحسين الأنظمة وتحليل الاستخدام؛

6.1.11. الوفاء بالالتزامات المنصوص عليها في الأنظمة، بما في ذلك التعاون مع مؤسسات الدولة والبلديات وجهات إنفاذ القانون والجهات الرقابية؛

6.1.12. ضمان التواصل التجاري بالقدر الذي تسمح به القوانين المعمول بها، ومع الحصول على موافقة مناسبة عند الاقتضاء.

6.2. يجوز للمراقب إرسال إشعارات تجارية عن خدماته إلى العملاء الحاليين استنادًا إلى المصلحة المشروعة، مع مراعاة متطلبات قانون خدمات مجتمع المعلومات، وتوفير إمكانية بسيطة لإلغاء الاشتراك مع كل إشعار (مثل رابط “unsubscribe” أو التواصل عبر [email protected]).

6.3. إذا استند التواصل التجاري إلى موافقة صاحب البيانات، فله الحق في سحب موافقته في أي وقت باستخدام آلية إلغاء الاشتراك المذكورة في الإشعار المستلم.

7. الأسس القانونية لمعالجة البيانات الشخصية

7.1. قد يكون الأساس القانوني لمعالجة البيانات الشخصية، بحسب الحالة، أيًا مما يلي:

7.1.1. إبرام العقد وتنفيذه أو اتخاذ خطوات بناءً على طلب صاحب البيانات قبل إبرام العقد وفقًا للمادة 6(1)(b) من اللائحة العامة لحماية البيانات؛

7.1.2. الوفاء بالتزام قانوني يخضع له المراقب وفقًا للمادة 6(1)(c) من اللائحة العامة لحماية البيانات؛

7.1.3. المصالح المشروعة للمراقب أو لطرف ثالث وفقًا للمادة 6(1)(f) من اللائحة العامة لحماية البيانات، مثل ما يتعلق بأمن الشبكات والمعلومات وحماية المطالبات وضمان جودة الخدمات والاستقرار التقني ومنع الاحتيال وتدقيق الأنظمة وتنظيم الأعمال؛

7.1.4. موافقة صاحب البيانات وفقًا للمادة 6(1)(a) من اللائحة العامة لحماية البيانات، إذا استندت المعالجة في حالة معينة إلى الموافقة، مثل إرسال إشعارات تسويقية معينة أو استخدام ملفات تعريف الارتباط غير الضرورية.

7.2. إذا عمل المراقب معالجًا للبيانات الشخصية نيابةً عن العميل، تُجرى المعالجة بناءً على تعليمات العميل الموثقة والعقد، مع مراعاة متطلبات المادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات وإبرام اتفاقية معالجة بيانات مناسبة (DPA).

8. أحكام خاصة بخدمات تقنية المعلومات وبيئة الاستضافة

8.1. عند توفير استضافة المواقع الإلكترونية أو الخوادم الافتراضية أو الفعلية أو صيانة قواعد البيانات أو بنية البريد الإلكتروني أو إدارة الأنظمة أو الخدمات السحابية أو غيرها من خدمات تقنية المعلومات، يجوز للمراقب معالجة البيانات الشخصية التقنية والمتعلقة بالاستخدام التي تنشأ أثناء تشغيل الخدمة، بما في ذلك بيانات الوصول وسجلات الأنظمة وسجلات الأحداث الأمنية.

8.2. لضمان أمن الأنظمة وتوافرها وسلامتها واستقرارها، يجوز للمراقب مراقبة حركة مرور الشبكة ومراقبة حمل الخوادم وتشخيص الأخطاء والنسخ الاحتياطي واستعادة الأنظمة بعد الأعطال وتقييم الثغرات ومراجعة الإعدادات وغيرها من التدابير الأمنية التقنية المتناسبة.

8.3. في حال وقوع حوادث تقنية أو تهديدات للأمن السيبراني أو محاولات وصول غير مصرح بها أو أعطال في الخدمة أو أخطاء في النظام، يجوز للمراقب الاطلاع على المعلومات التقنية ذات الصلة، وبقدر محدود على البيانات الشخصية أيضًا، بالقدر اللازم موضوعيًا لرصد الحادث وتحليله ومعالجته وتوثيقه.

8.4. إذا تضمنت الخدمة التي طلبها العميل صيانة مواقعه الإلكترونية أو قواعد بياناته أو صناديق بريده أو حسابات المستخدمين أو غيرها من الأنظمة، جاز للمراقب معالجة البيانات الشخصية الموجودة فيها تقنيًا فقط بالقدر اللازم لضمان عمل الخدمة وأمنها والنسخ الاحتياطي والنقل والترحيل والاستعادة أو معالجة المشكلات.

8.5. لا يحدد المراقب أهداف معالجة بيانات المستخدمين النهائيين لدى العميل، ما لم يقتضِ جوهر التعاون المعني أو الأنظمة خلاف ذلك؛ وفي هذه الحالات يُعد العميل عادةً هو المراقب، بينما يُعد المراقب (EvoEX) معالجًا.

8.6. يجوز للمراقب الاستعانة بمعالجين فرعيين، مثل مزودي مراكز البيانات والاستضافة والخدمات السحابية والبريد الإلكتروني والمراقبة والنسخ الاحتياطي والأمن السيبراني والبنية التحتية، إذا كان ذلك ضروريًا لتقديم الخدمة وجرى الالتزام بمتطلبات حماية البيانات المناسبة.

9. ملفات تعريف الارتباط والتقنيات المماثلة

9.1. إذا استُخدمت ملفات تعريف الارتباط أو تقنيات مماثلة في الموقع الإلكتروني للمراقب أو في الحلول المقدمة للعملاء، فقد تُستخدم لضمان الوظائف الأساسية للموقع وأمنه وإدارة الجلسات ومصادقة المستخدمين وحفظ اختيار اللغة والتحليلات وتحسين الأداء أو غيرها من الوظائف الضرورية تقنيًا.

9.2. يجب أن يحصل المستخدم على معلومات واضحة وشاملة حول أغراض استخدام ملفات تعريف الارتباط، وفي الحالات التي تتطلب ذلك القوانين المعمول بها، تُتاح إمكانية منح الموافقة أو رفضها بشأن استخدام ملفات تعريف الارتباط المعنية.

9.3. قد يستند استخدام ملفات تعريف الارتباط غير الضرورية إلى موافقة صاحب البيانات، بينما يجوز استخدام ملفات تعريف الارتباط الضرورية تقنيًا لضمان عمل الخدمات الإلكترونية وأمنها وفقًا للتنظيم المعمول به.

10. مدد حفظ البيانات الشخصية

10.1. يحتفظ المراقب بالبيانات الشخصية لمدة لا تتجاوز ما هو لازم لتحقيق غرض المعالجة المعني أو الوفاء بالالتزامات التعاقدية أو حماية الحقوق أو الوفاء بالالتزامات المنصوص عليها في الأنظمة.

10.2. قد تختلف مدد الحفظ بحسب فئة البيانات والغرض، فمثلًا قد تُحفظ بيانات العقود والمستندات المحاسبية والسجلات التقنية والنسخ الاحتياطية وسجلات الوصول وطلبات الدعم وبيانات حوادث الأمن لمدد مختلفة، مع مراعاة الأساس القانوني والضرورة التقنية والاعتبارات الأمنية ومتطلبات الأنظمة.

10.3. قد تبقى البيانات الشخصية الموجودة في النسخ الاحتياطية حتى دورات النسخ الاحتياطي التالية أو لمدة أطول إذا لزم ذلك لاستعادة الأنظمة أو التحقيق في الحوادث أو استمرارية العمل أو الوفاء بالمتطلبات النظامية.

10.4. عندما لا تعود البيانات الشخصية لازمة لتحقيق الغرض المعني، يتم حذفها أو إخفاء هويتها أو الكتابة فوقها أو أرشفتها وفقًا للقواعد القانونية المعمول بها والإمكانات التقنية.

11. مستلمو البيانات الشخصية

11.1. يجوز الإفصاح عن البيانات الشخصية لموظفي المراقب والأشخاص المفوضين وشركاء التعاون بالقدر اللازم فقط لأداء الواجبات الوظيفية أو الالتزامات التعاقدية، مع مراعاة مبدأ السرية والتدابير الأمنية المناسبة.

11.2. يجوز نقل البيانات الشخصية إلى معالجي البيانات أو المعالجين الفرعيين، مثل مزودي خدمات الاستضافة ومراكز البيانات والخدمات السحابية والنسخ الاحتياطي والبريد الإلكتروني والأمن السيبراني والمحاسبة والخدمات القانونية ودعم العملاء والمراقبة وإدارة المستندات أو غيرها من الخدمات ذات الصلة، بالقدر اللازم لتقديم الخدمات.

11.3. في الحالات المنصوص عليها في الأنظمة، يجوز نقل البيانات الشخصية إلى مؤسسات الدولة والبلديات والمحاكم وجهات إنفاذ القانون والجهات الرقابية أو أشخاص آخرين، إذا كان هذا الالتزام ناشئًا عن القوانين أو لازمًا لحماية حقوق المراقب أو مصالحه المشروعة أو أمنه.

12. نقل البيانات إلى خارج الاتحاد الأوروبي أو المنطقة الاقتصادية الأوروبية

12.1. إذا نُقلت البيانات الشخصية في إطار تقديم الخدمات إلى خارج الاتحاد الأوروبي أو المنطقة الاقتصادية الأوروبية، يضمن المراقب أن يتم هذا النقل وفقًا لمتطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات المعمول بها فقط وأن تُطبق آليات حماية البيانات المناسبة.

12.2. قد تشمل هذه الآليات قرار المفوضية الأوروبية بشأن كفاية مستوى الحماية والبنود التعاقدية النموذجية والقواعد الملزمة للشركات أو غيرها من أدوات حماية البيانات الشخصية المعترف بها في اللائحة العامة لحماية البيانات.

13. أمن البيانات الشخصية

13.1. ينفذ المراقب تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة لحماية البيانات الشخصية من المعالجة غير المصرح بها أو غير القانونية ومن الفقدان العرضي أو الإتلاف أو التلف أو الإفصاح أو الوصول غير المصرح به.

13.2. بحسب طبيعة الخدمة المعنية، قد تشمل هذه التدابير التحكم في الوصول ومصادقة المستخدمين وإدارة صلاحيات الوصول وتجزئة الشبكة وتشفير البيانات وجدران الحماية والنسخ الاحتياطي وتسجيل الأحداث وإدارة الثغرات وتحديث البرمجيات وإدارة الحوادث والتزامات السرية للموظفين وغيرها من التدابير الأمنية المتناسبة.

13.3. يطبق المراقب، بعد تقييم المخاطر على حقوق الأشخاص الطبيعيين وحرياتهم، التدابير الأمنية وفقًا لمستوى الأمان المنصوص عليه في المادة 32 من اللائحة العامة لحماية البيانات.

13.4. إذا رصد المراقب حادثًا يتعلق بحماية البيانات الشخصية، فإنه يتصرف وفقًا للتنظيم المعمول به، بما في ذلك تقييم الالتزام بإبلاغ الجهة الرقابية، وعند الحاجة إبلاغ أصحاب البيانات المتأثرين أيضًا.

14. حقوق صاحب البيانات

14.1. لصاحب البيانات الحق في طلب الوصول إلى بياناته الشخصية وتصحيحها وحذفها وتقييد المعالجة والاعتراض عليها، وكذلك ممارسة الحق في نقل البيانات، بقدر ما تنشأ هذه الحقوق عن القوانين المعمول بها.

14.2. إذا استندت معالجة البيانات الشخصية إلى الموافقة، فلصاحب البيانات الحق في سحب موافقته في أي وقت دون التأثير على مشروعية المعالجة التي جرت حتى لحظة السحب.

14.3. لممارسة حقوقه، يمكن لصاحب البيانات تقديم طلب بالكتابة إلى [email protected].

14.4. ينظر المراقب في الطلب دون تأخير غير مبرر ويقدم رده خلال المدة المحددة في الأنظمة، وعادةً في موعد لا يتجاوز شهرًا واحدًا من استلام الطلب، ما لم تبرر الحالة المعنية تمديد المدة وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات.

14.5. يحق للمراقب طلب معلومات إضافية للتحقق من هوية الشخص، لضمان عدم الإفصاح عن المعلومات لشخص غير مخول.

14.6. إذا كان المراقب يعمل في علاقة معالجة بيانات معينة معالجًا فقط نيابةً عن العميل، جاز له إحالة طلب صاحب البيانات إلى العميل المعني أو النظر فيه بالتعاون مع العميل، مع مراعاة أدوار الطرفين والتزاماتهما وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات.

15. تقديم الشكاوى

15.1. إذا رأى صاحب البيانات أن معالجة بياناته الشخصية تخالف متطلبات القوانين المعمول بها، فله الحق أولًا في التوجه إلى المراقب بالكتابة إلى [email protected].

15.2. لصاحب البيانات أيضًا الحق في تقديم شكوى إلى هيئة حماية البيانات الحكومية (Datu valsts inspekcija)، وهي الجهة الرقابية على حماية البيانات الشخصية في لاتفيا.

15.3. معلومات الاتصال بهيئة حماية البيانات الحكومية: Elijas iela 17، ريغا، LV-1050، لاتفيا؛ البريد الإلكتروني: [email protected]؛ الهاتف: +371 67223131.

15.4. توصي هيئة حماية البيانات الحكومية بالتوجه أولًا، قبل تقديم الشكوى، إلى مراقب البيانات الشخصية الذي يعالج البيانات.

16. تسجيلات المحادثات وقنوات التواصل البديلة

16.1. عند توفير دعم العملاء والتواصل معهم، يجوز للمراقب تسجيل المكالمات الهاتفية ومكالمات الإنترنت والرسائل الصوتية أو غيرها من وسائل التواصل الإلكتروني، إذا كان ذلك لازمًا لتقديم الخدمات ومراقبة الجودة وحل النزاعات وضمان الأمن وحماية المصالح المشروعة للمراقب، مع مراعاة اللائحة العامة لحماية البيانات وغيرها من الأنظمة المعمول بها.

16.2. تُحفظ تسجيلات المحادثات عادةً لمدة تصل إلى 90 يومًا من تاريخ التسجيل، ما لم تبرر حالة معينة مدة حفظ أطول بسبب حل النزاعات أو مراقبة الجودة أو حماية حقوق المراقب أو مدد التقادم المنصوص عليها في الأنظمة.

16.3. قبل تسجيل المحادثة يتم إعلام صاحب البيانات بالتسجيل، وتُحفظ التسجيلات فقط للمدة اللازمة لتحقيق الغرض المعني أو حل النزاعات أو مراقبة الجودة أو الامتثال للمتطلبات النظامية.

16.4. إذا لم يرغب صاحب البيانات في تسجيل محادثة معينة، فيمكنه اختيار وسائل تواصل بديلة، عبر الكتابة إلى [email protected] أو باستخدام وسيلة تواصل مثل رقم WhatsApp ‏+371 28 706 247.

16.5. تُعد تسجيلات المحادثات والرسائل الصوتية بيانات شخصية، وتنطبق عليها حقوق صاحب البيانات بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات بالكامل، بما في ذلك حقوق الوصول والتصحيح والحذف وتقييد المعالجة والاعتراض، بقدر ما يتوافق ذلك مع غرض التسجيل والأنظمة المعمول بها.

17. تعبئة النماذج ومعالجة البيانات

17.1. قد تتوفر في المواقع الإلكترونية والتطبيقات أو الحلول المقدمة للعملاء لدى المراقب نماذج إلكترونية متنوعة (مثل نماذج الاتصال ونماذج الطلب ونماذج طلب الخدمات ونماذج طلبات الدعم)، يقدم صاحب البيانات عند تعبئتها بيانات شخصية ليتمكن المراقب من تقديم الخدمة المطلوبة أو التواصل أو تحقيق غرض محدد آخر.

17.2. عند تعبئة النموذج، يذكر صاحب البيانات عادةً معلومات الهوية والاتصال وغيرها من البيانات المتعلقة بالطلب، ويعالجها المراقب ليتمكن من الرد على الطلب وتقديم الخدمة والنظر في الطلب وإعداد عرض أو اتخاذ خطوات أخرى بمبادرة من صاحب البيانات.

17.3. قد تكون الأسس القانونية لمعالجة البيانات الشخصية المقدمة عبر النماذج إبرام العقد أو تنفيذه أو الوفاء بالتزام قانوني يخضع له المراقب أو المصالح المشروعة للمراقب (مثل ضمان التواصل وحماية المطالبات وتحسين جودة الخدمات) أو موافقة صاحب البيانات، إذا قُدمت معلومات بهذا الشأن في النموذج المعني.

17.4. تُحفظ البيانات الشخصية المستلمة نتيجة تعبئة النماذج فقط للمدة اللازمة لتحقيق الغرض المعني وضمان التواصل والوفاء بالالتزامات التعاقدية وحماية حقوق المراقب أو الوفاء بالالتزامات المنصوص عليها في الأنظمة، وبعد ذلك تُحذف أو تُجهّل هويتها أو تُؤرشف وفقًا للإجراءات المحددة في سياسة الخصوصية هذه.

17.5. يحق لصاحب البيانات في أي وقت التوجه إلى المراقب لمعرفة البيانات التي تم الحصول عليها عنه والأغراض التي تُستخدم لها ومدة حفظها، وكذلك ممارسة الحقوق الأخرى المنصوص عليها في اللائحة العامة لحماية البيانات فيما يتعلق بالبيانات الشخصية المقدمة عبر النماذج.

18. الدردشة المباشرة على الموقع الإلكتروني

18.1. تتوفر على الموقع evoex.eu دردشة مباشرة يمكن لصاحب البيانات من خلالها التواصل مع فريق دعم المراقب. تُوفَّر الدردشة من بوابة عملاء المراقب (portal.evoex.eu)، وتُحفظ المراسلات على خوادم المراقب في الاتحاد الأوروبي (فنلندا).

18.2. تبدأ المحادثة بكتابة رسالة. ويمكن لصاحب البيانات، اختياريًا، ذكر اسمه وعنوان بريده الإلكتروني ورقم هاتفه (على سبيل المثال لتلقي الرد عبر البريد الإلكتروني)، وكذلك إرفاق ملفات.

18.3. لضمان رد عالي الجودة والأمان، تُعالج أثناء المحادثة تلقائيًا أيضًا البيانات التقنية: عنوان IP والموقع التقريبي المحدد منه (الدولة والمدينة والمنطقة) ونوع الجهاز والمتصفح ونظام التشغيل وحجم الشاشة واللغة والمنطقة الزمنية والصفحة التي تُكتب منها الرسالة وصفحات الموقع التي تم عرضها خلال هذه الزيارة ومصدر الإحالة (مثل محرك البحث أو معلمات الحملة الإعلانية) وعدد الزيارات. لا تُنقل هذه البيانات إلا عندما يفتح صاحب البيانات الدردشة.

18.4. الأساس القانوني للمعالجة هو اتخاذ خطوات بناءً على طلب صاحب البيانات قبل إبرام العقد (المادة 6(1)(b) من اللائحة العامة لحماية البيانات) والمصالح المشروعة للمراقب في ضمان التواصل وجودة الخدمة وأمن المعلومات (المادة 6(1)(f) من اللائحة العامة لحماية البيانات). قبل بدء المحادثة يؤكد صاحب البيانات اطلاعه على سياسة الخصوصية هذه.

18.5. لمنع إساءة الاستخدام والطلبات الآلية (البوتات) تُستخدم خدمة Cloudflare Turnstile. تُفحص الملفات المرفقة تلقائيًا ببرامج مكافحة الفيروسات ومرشحات الأمان، وتُزال البيانات الوصفية من الصور (مثل معلومات الموقع). لا تُحفظ الملفات التي لا تجتاز الفحص.

18.6. إذا قُدم رد المراقب في وقت لم يعد فيه صاحب البيانات موجودًا على الموقع، يُرسل إشعار بالرد إلى عنوان البريد الإلكتروني المذكور.

18.7. تُحفظ مراسلات الدردشة والملفات المرفقة والبيانات التقنية المرتبطة بالمحادثة لمدة تصل إلى 12 شهرًا بعد آخر رسالة، ما لم يُبرم عقد نتيجة للمحادثة أو يلزم حفظها لمدة أطول لحماية حقوق المراقب. يمكن لصاحب البيانات في أي وقت طلب حذف المراسلات والبيانات المرتبطة بها بالكتابة إلى [email protected].

18.8. لا يملك حق الوصول إلى مراسلات الدردشة سوى موظفي المراقب المفوضين. لا تُستخدم بيانات الدردشة في اتخاذ القرارات الآلية أو التنميط.

18.9. لكي يتمكن صاحب البيانات من التواصل باللغة الأنسب له، قد تُترجم رسائل الدردشة تلقائيًا باستخدام خدمة الذكاء الاصطناعي Claude التي تقدمها شركة Anthropic PBC (الولايات المتحدة الأمريكية). لا يُنقل للترجمة سوى نص الرسالة المعنية (بما في ذلك البيانات الشخصية إذا أدرجها صاحب البيانات في الرسالة)، ولا يُنقل للترجمة الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف أو البيانات التقنية أو الملفات المرفقة. تعمل Anthropic بصفتها معالجًا لحساب المراقب، ولا تستخدم هذه البيانات، وفقًا لشروطها التجارية، لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي. يتم نقل البيانات إلى الولايات المتحدة استنادًا إلى الضمانات المنصوص عليها في المادة 46 من اللائحة العامة لحماية البيانات (البنود التعاقدية القياسية المعتمدة من المفوضية الأوروبية). تُميَّز الرسائل المترجمة في الدردشة بعبارة «Translated by Claude AI»، ويُحفظ النص الأصلي مع الترجمة طوال المدة المحددة في البند 18.7. لا تُستخدم الترجمة في اتخاذ القرارات الآلية.

19. الأمن السيبراني وصيانة الأنظمة

19.1. يضمن المراقب حماية أنظمة المعلومات وتقنيات الاتصال التي يصونها وفقًا للتنظيم النافذ في جمهورية لاتفيا في مجال الأمن السيبراني، بما في ذلك متطلبات قانون الأمن السيبراني الوطني ولوائح مجلس الوزراء ذات الصلة، بقدر ما تنطبق هذه الأنظمة على المراقب.

19.2. يصون المراقب الخوادم وبيئة الاستضافة وقواعد البيانات وبنية البريد الإلكتروني وغيرها من أنظمة تقنية المعلومات بقدر متناسب، مع مراعاة الإمكانات التقنية ومستوى المخاطر والحد الأدنى من متطلبات الأمن السيبراني، وكذلك التزامات العملاء وحدود المسؤولية المحددة في العقود.

19.3. ينفذ المراقب تدابير تقنية وتنظيمية للحد من مخاطر الأمن السيبراني، مثل التحكم في الوصول والمصادقة والتحديثات الأمنية والنسخ الاحتياطي وإدارة الحوادث والمراقبة وغيرها من تدابير الحماية المتناسبة، بقدر ما هو ممكن موضوعيًا، مع مراعاة مستوى المخاطر وأهمية النظام المعني.

19.4. المراقب غير مسؤول عن حوادث الأمن السيبراني أو اضطرابات عمل الأنظمة الناجمة عن ظروف لا يستطيع المراقب التحكم فيها موضوعيًا (مثل تصرفات أطراف ثالثة أو إعدادات البنية التحتية الخاصة بالعميل أو تصرفات مستخدمي العميل أو الهجمات السيبرانية العالمية)، ومع ذلك يتخذ المراقب تدابير متناسبة للحد من العواقب واستعادة تقديم الخدمات بأقصى ما يمكن عمليًا.

19.5. إذا انطبقت على المراقب صفة الجهة الخاضعة لقانون الأمن السيبراني الوطني (مثل مزود خدمة مهمة أو أساسية)، فإنه ينفذ، إضافةً إلى سياسة الخصوصية هذه، الالتزامات المنصوص عليها في القانون، بما في ذلك تعيين مسؤول الأمن السيبراني وتقديم تقارير التقييم الذاتي والإبلاغ عن الحوادث إلى الجهة الرقابية والوفاء بالمتطلبات الأخرى المحددة بالقانون.

20. اتخاذ القرارات الآلية والتنميط

20.1. لا يجري المراقب اتخاذ قرارات آلية، بما في ذلك التنميط، تترتب عليها آثار قانونية أو تؤثر بشكل مماثل وجوهري على صاحب البيانات بمفهوم المادة 22 من اللائحة العامة لحماية البيانات.

20.2. يجوز للمراقب إجراء تحليلات محدودة وتحليل بيانات استخدام الخدمات (مثل تحليل أداء النظام واستخدام الوظائف وإحصاءات الوصول)، ولا يُعد ذلك تنميطًا ذا تأثير جوهري على صاحب البيانات.

21. أحكام ختامية

21.1. يحق للمراقب تعديل سياسة الخصوصية هذه أو استكمالها من جانب واحد في أي وقت، عبر نشر النسخة المحدثة على موقعه الإلكتروني أو في بوابة العملاء أو في قناة تواصل أخرى يحددها المراقب.

21.2. تدخل النسخة المحدثة من سياسة الخصوصية حيز النفاذ من تاريخ نشرها، ما لم يُحدد فيها موعد آخر لدخولها حيز النفاذ.

21.3. إذا أصبح أي جزء من سياسة الخصوصية هذه باطلًا أو متعارضًا أو غير قابل للتطبيق، فلا يؤثر ذلك في سريان بقية الأحكام؛ وفي هذه الحالة يستبدل المراقب الحكم المعني بحكم يتوافق قدر الإمكان مع الغرض الأصلي والتنظيم المعمول به.

21.4. تسري سياسة الخصوصية هذه طالما يقوم المراقب بمعالجة البيانات الشخصية في إطار نشاطه التجاري؛ وقد تُعدّ للخدمات أو العقود أو المشاريع الفردية قواعد خاصة لمعالجة البيانات تُطبق مع هذه السياسة، بقدر ما لا تتعارض مع اللائحة العامة لحماية البيانات وأنظمة جمهورية لاتفيا.

للاستفسارات حول معالجة البيانات الشخصية: [email protected].