Informativa sulla privacy

1. Disposizioni generali

1.1. La presente informativa sulla privacy stabilisce le modalità con cui SIA SAM MARTIN GROYP, n. di registrazione 40203520646, sede legale: Matīsa iela 16-2, Riga, Lettonia, LV-1001 (di seguito il Titolare del trattamento), tratta i dati personali delle persone fisiche in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (Regolamento generale sulla protezione dei dati, GDPR), alla legge lettone sul trattamento dei dati delle persone fisiche e alle altre normative applicabili in materia di protezione dei dati personali.

1.2. Lo scopo della presente informativa è fornire agli interessati informazioni chiare, trasparenti e giuridicamente corrette sulle finalità del trattamento dei dati personali, sulle basi giuridiche, sulle categorie di dati personali, sui periodi di conservazione, sui destinatari dei dati personali, sul trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione europea o dello Spazio economico europeo, sui diritti degli interessati, nonché sulle modalità di comunicazione con il Titolare del trattamento.

1.3. Il Titolare del trattamento opera nel settore delle tecnologie dell’informazione e, nell’ambito della propria attività economica, può sviluppare, mantenere e amministrare siti web, soluzioni software, server, ambienti di hosting, soluzioni di backup, infrastrutture e-mail, sistemi di assistenza tecnica e altri servizi digitali per i clienti.

1.4. A seconda della natura del servizio specifico, il Titolare del trattamento può agire sia come titolare del trattamento sia come responsabile del trattamento per conto del cliente, qualora sia il cliente a determinare le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.

1.5. Se il Titolare del trattamento fornisce al cliente manutenzione di server, hosting, amministrazione di sistemi, backup, analisi degli incidenti, infrastruttura e-mail, servizi cloud, assistenza agli utenti o altri servizi tecnici, può trattare i dati personali nella misura necessaria all’erogazione del servizio, alla sicurezza, alla continuità operativa e all’adempimento degli obblighi contrattuali.

1.6. I servizi del Titolare del trattamento, i siti web e i relativi servizi della società dell’informazione sono destinati esclusivamente a persone maggiorenni (dai 18 anni). Il Titolare del trattamento non raccoglie né tratta consapevolmente dati personali di minori se il servizio è offerto direttamente a bambini, e adotta misure proporzionate per limitare l’utilizzo dei servizi da parte di minorenni in assenza di una base giuridica legittima.

1.7. Se il Titolare del trattamento rileva che il servizio è di fatto utilizzato da una persona di età inferiore ai 18 anni e non sussiste una base giuridica per il trattamento dei dati (ad esempio il consenso del rappresentante legale), può procedere alla cancellazione o all’anonimizzazione dei dati, nonché limitare l’ulteriore accesso di tale persona ai servizi.

2. Informazioni sul Titolare del trattamento e contatti

2.1. Il titolare del trattamento dei dati personali è SIA SAM MARTIN GROYP, n. di registrazione 40203520646, sede legale: Matīsa iela 16-2, Riga, Lettonia, LV-1001.

2.2. E-mail per le comunicazioni relative al trattamento dei dati personali: [email protected].

2.3. Per questioni relative alla presente informativa, al trattamento dei dati personali, all’esercizio dei diritti dell’interessato, all’esame delle richieste o ad altri temi legati alla protezione dei dati personali, l’interessato può rivolgersi al Titolare del trattamento scrivendo a [email protected].

3. Ruolo del Titolare nel trattamento dei dati

3.1. Il Titolare del trattamento tratta i dati personali in qualità di titolare autonomo nei casi in cui determina da sé le finalità e i mezzi del trattamento, ad esempio per i dati di partner commerciali, referenti dei clienti, fornitori, potenziali clienti, visitatori del sito web, documenti contabili e comunicazioni.

3.2. Il Titolare del trattamento può agire anche come responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, qualora il cliente sia il titolare del trattamento e il Titolare fornisca, su incarico del cliente, infrastruttura IT, hosting del sito web, manutenzione dei database, amministrazione dei server, monitoraggio tecnico, conservazione dei dati, backup, manutenzione dei sistemi o altri servizi tecnici connessi.

3.3. Quando il Titolare del trattamento agisce in qualità di responsabile, il trattamento dei dati personali avviene in conformità al contratto con il cliente, alle istruzioni documentate del cliente e ai requisiti della normativa applicabile.

3.4. Se, nel modello di collaborazione specifico, il Titolare e il cliente determinano congiuntamente le finalità o i mezzi essenziali del trattamento, i rapporti tra le parti possono essere disciplinati come rapporti tra contitolari, in conformità al GDPR.

4. Categorie di dati personali

4.1. A seconda del servizio fornito, del tipo di collaborazione e della finalità del trattamento, il Titolare del trattamento può trattare le seguenti categorie di dati personali:

4.1.1. dati identificativi, ad esempio nome, cognome, posizione ricoperta o status di rappresentante;

4.1.2. dati di contatto, ad esempio indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo di corrispondenza, nome dell’azienda e altre informazioni di contatto;

4.1.3. dati contrattuali e di pagamento, ad esempio contenuto dei contratti, informazioni sugli ordini, fatture, informazioni sui pagamenti, storico della collaborazione e altre informazioni legate all’erogazione del servizio;

4.1.4. dati di comunicazione, ad esempio corrispondenza e-mail, richieste di assistenza, richieste, segnalazioni di incidenti, conversazioni in chat, appunti delle chiamate e altre registrazioni di comunicazioni;

4.1.5. dati tecnici, ad esempio indirizzo IP, identificativi del dispositivo, parametri del browser, informazioni di autenticazione, orari di accesso, informazioni sulla sessione, log degli eventi di sistema, registri degli errori e informazioni sugli eventi di sicurezza;

4.1.6. dati di utilizzo del sito web e del servizio, ad esempio azioni dell’utente nell’ambiente tecnico, dati sugli accessi, operazioni amministrative, modifiche di configurazione, modifiche ai diritti di accesso, registri di audit dei sistemi e altri dati di utilizzo;

4.1.7. dati operativi di server, hosting e infrastruttura, ad esempio file di log, informazioni sull’utilizzo delle risorse, informazioni sui backup, dati di monitoraggio e disponibilità, dati di diagnostica degli incidenti e dati sulla continuità del servizio;

4.1.8. dati degli utenti finali dei clienti, nella misura in cui giungono in possesso del Titolare del trattamento nell’ambito della fornitura di servizi di hosting, amministrazione di sistemi, e-mail, backup, manutenzione di database, manutenzione di siti web o altri servizi tecnici nell’interesse dei clienti e secondo le istruzioni del cliente;

4.1.9. altri dati personali forniti al Titolare del trattamento dall’interessato o dal cliente nell’ambito della collaborazione, di una richiesta, dell’esecuzione del contratto o dell’erogazione del servizio.

4.2. Il Titolare del trattamento tratta solo dati personali pertinenti, adeguati e necessari per il conseguimento della finalità specifica, nel rispetto dei principi di minimizzazione dei dati e di responsabilizzazione.

5. Fonti di acquisizione dei dati personali

5.1. I dati personali vengono ottenuti principalmente direttamente dall’interessato, dal cliente, dal partner commerciale o dai loro rappresentanti autorizzati, ad esempio in fase di stipula del contratto, compilazione di moduli di richiesta, invio di richieste, invio di e-mail o utilizzo dei servizi forniti dal Titolare del trattamento.

5.2. I dati personali possono essere ottenuti anche da registri pubblici, dai sistemi informativi utilizzati dal cliente, dall’infrastruttura tecnica, dai log dei server, dalle soluzioni di monitoraggio, dai sistemi di backup, dai sistemi di autenticazione e da altre fonti tecniche necessarie all’erogazione del servizio, nella misura in cui ciò sia lecito e necessario.

5.3. Se il Titolare del trattamento agisce come responsabile del trattamento, i dati personali possono essere ottenuti dal cliente o dai sistemi, dall’infrastruttura e dai servizi utilizzati dal cliente che il Titolare mantiene o amministra tecnicamente per conto del cliente.

6. Finalità del trattamento dei dati personali

6.1. Il Titolare del trattamento può trattare i dati personali per le seguenti finalità:

6.1.1. identificazione di clienti, fornitori e partner commerciali e avvio della collaborazione;

6.1.2. preparazione, stipula, esecuzione, gestione e cessazione dei contratti;

6.1.3. gestione di richieste dei clienti, consulenze, domande e questioni di assistenza tecnica;

6.1.4. manutenzione e amministrazione di siti web, applicazioni, server, servizi di hosting, database, soluzioni e-mail, API, integrazioni e altre infrastrutture IT;

6.1.5. assegnazione dei diritti di accesso, autenticazione, autorizzazione e gestione degli account utente;

6.1.6. monitoraggio del funzionamento dei sistemi, risoluzione degli errori, analisi delle prestazioni, monitoraggio della sicurezza, indagine sugli incidenti e garanzia della stabilità dell’ambiente tecnico;

6.1.7. creazione di backup, ripristino, recupero dei dati e garanzia della continuità operativa;

6.1.8. gestione dei rischi per la sicurezza informatica e delle informazioni, prevenzione degli accessi non autorizzati, esecuzione di audit di sicurezza e protezione dei servizi;

6.1.9. adempimenti contabili, fiscali e giuridici, gestione di rivendicazioni, prove e governance interna;

6.1.10. statistiche, controllo della qualità, miglioramento dei servizi, ottimizzazione dei sistemi e analisi dell’utilizzo;

6.1.11. adempimento degli obblighi previsti dalla normativa, inclusa la collaborazione con le autorità statali e comunali, le forze dell’ordine e le autorità di vigilanza;

6.1.12. comunicazioni commerciali, nella misura consentita dalla normativa applicabile e, se necessario, previa acquisizione di un consenso adeguato.

6.2. Il Titolare del trattamento può inviare comunicazioni commerciali sui propri servizi ai clienti esistenti sulla base del legittimo interesse, nel rispetto dei requisiti della legge lettone sui servizi della società dell’informazione e garantendo in ogni comunicazione una semplice possibilità di opposizione (ad esempio un link “unsubscribe” o un contatto all’indirizzo [email protected]).

6.3. Se la comunicazione commerciale si basa sul consenso dell’interessato, quest’ultimo ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento utilizzando il meccanismo di opt-out indicato nella comunicazione ricevuta.

7. Basi giuridiche del trattamento dei dati personali

7.1. A seconda della situazione specifica, la base giuridica del trattamento dei dati personali può essere:

7.1.1. la conclusione e l’esecuzione di un contratto o l’adozione di misure su richiesta dell’interessato prima della conclusione del contratto, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR;

7.1.2. l’adempimento di un obbligo legale cui è soggetto il Titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR;

7.1.3. il legittimo interesse del Titolare del trattamento o di terzi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, ad esempio in relazione alla sicurezza delle reti e delle informazioni, alla difesa di diritti, alla garanzia della qualità dei servizi, alla stabilità tecnica, alla prevenzione delle frodi, agli audit di sistema e all’organizzazione dell’attività d’impresa;

7.1.4. il consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR, qualora nel caso specifico il trattamento si basi sul consenso, ad esempio per l’invio di determinate comunicazioni di marketing o per l’utilizzo di cookie non essenziali.

7.2. Se il Titolare del trattamento agisce come responsabile del trattamento per conto del cliente, il trattamento dei dati personali avviene sulla base delle istruzioni documentate del cliente e del contratto, nel rispetto dei requisiti dell’art. 28 del GDPR e previa stipula di un adeguato accordo sul trattamento dei dati (DPA).

8. Disposizioni particolari per i servizi IT e l’ambiente di hosting

8.1. Nell’erogazione di hosting di siti web, server virtuali o fisici, manutenzione di database, infrastruttura e-mail, amministrazione di sistemi, servizi cloud o altri servizi IT, il Titolare del trattamento può trattare dati personali tecnici e relativi all’utilizzo generati durante il funzionamento del servizio, compresi dati di accesso, log di sistema e registrazioni di eventi di sicurezza.

8.2. Per garantire la sicurezza, la disponibilità, l’integrità e la stabilità dei sistemi, il Titolare del trattamento può effettuare il monitoraggio del traffico di rete, il monitoraggio del carico dei server, la diagnostica degli errori, il backup, il ripristino in caso di guasti, la valutazione delle vulnerabilità, la revisione delle configurazioni e altre misure tecniche di sicurezza proporzionate.

8.3. In caso di incidenti tecnici, minacce alla sicurezza informatica, tentativi di accesso non autorizzato, disservizi o errori di sistema, il Titolare del trattamento può accedere alle relative informazioni tecniche e, in misura limitata, anche ai dati personali, nella misura oggettivamente necessaria per rilevare, analizzare, risolvere e documentare l’incidente.

8.4. Se il servizio ordinato dal cliente comprende la manutenzione di siti web, database, caselle e-mail, account utente o altri sistemi del cliente, il Titolare del trattamento può trattare tecnicamente i dati personali ivi contenuti solo nella misura necessaria per garantire il funzionamento, la sicurezza, il backup, il trasferimento, la migrazione, il ripristino o la risoluzione dei problemi del servizio.

8.5. Il Titolare del trattamento non determina le finalità del trattamento dei dati degli utenti finali del cliente, salvo che diversamente derivi dalla natura della collaborazione o dalla normativa; in tali casi il cliente è di norma considerato titolare del trattamento e il Titolare (EvoEX) responsabile del trattamento.

8.6. Il Titolare del trattamento può avvalersi di sub-responsabili, ad esempio fornitori di data center, hosting, servizi cloud, e-mail, monitoraggio, backup, sicurezza informatica o infrastruttura, se necessario per l’erogazione del servizio e nel rispetto di adeguati requisiti di protezione dei dati.

9. Cookie e tecnologie simili

9.1. Se sul sito web del Titolare del trattamento o nelle soluzioni fornite al cliente vengono utilizzati cookie o tecnologie simili, questi possono servire a garantire le funzionalità di base del sito, la sicurezza, la gestione della sessione, l’autenticazione degli utenti, il salvataggio della lingua scelta, l’analisi statistica, il miglioramento delle prestazioni o altre funzioni tecnicamente necessarie.

9.2. L’utente deve ricevere informazioni chiare ed esaustive sulle finalità dell’utilizzo dei cookie e, nei casi in cui la normativa applicabile lo richieda, gli viene offerta la possibilità di prestare o negare il consenso all’utilizzo dei relativi cookie.

9.3. L’utilizzo di cookie non essenziali può basarsi sul consenso dell’interessato, mentre i cookie tecnicamente necessari possono essere utilizzati per garantire il funzionamento e la sicurezza dei servizi elettronici in conformità alla normativa applicabile.

10. Periodi di conservazione dei dati personali

10.1. Il Titolare del trattamento conserva i dati personali non oltre il tempo necessario per conseguire la finalità del relativo trattamento, adempiere gli obblighi contrattuali, tutelare i propri diritti o adempiere gli obblighi previsti dalla normativa.

10.2. I periodi di conservazione possono variare in base alla categoria di dati e alla finalità: ad esempio dati contrattuali, documenti contabili, log tecnici, backup, registri di accesso, richieste di assistenza e dati sugli incidenti di sicurezza possono essere conservati per periodi diversi, tenendo conto della base giuridica, della necessità tecnica, delle esigenze di sicurezza e dei requisiti normativi.

10.3. I dati personali presenti nei backup possono essere conservati fino ai successivi cicli di backup o più a lungo, se necessario per il ripristino dei sistemi, l’indagine sugli incidenti, la continuità operativa o l’adempimento di obblighi normativi.

10.4. Quando i dati personali non sono più necessari per conseguire la relativa finalità, vengono cancellati, anonimizzati, sovrascritti o archiviati in conformità alle norme applicabili e alle possibilità tecniche.

11. Destinatari dei dati personali

11.1. I dati personali possono essere comunicati ai dipendenti del Titolare del trattamento, alle persone autorizzate e ai partner commerciali solo nella misura necessaria per l’adempimento dei compiti lavorativi o degli obblighi contrattuali, nel rispetto del principio di riservatezza e di adeguate misure di sicurezza.

11.2. I dati personali possono essere trasmessi a responsabili o sub-responsabili del trattamento, ad esempio fornitori di servizi di hosting, data center, cloud, backup, e-mail, sicurezza informatica, contabilità, consulenza legale, assistenza clienti, monitoraggio, gestione documentale o altri servizi connessi, nella misura necessaria all’erogazione dei servizi.

11.3. Nei casi previsti dalla normativa, i dati personali possono essere trasmessi ad autorità statali e comunali, tribunali, forze dell’ordine, autorità di vigilanza o altri soggetti, qualora tale obbligo derivi dalla legge o sia necessario per la tutela dei diritti, dei legittimi interessi o della sicurezza del Titolare del trattamento.

12. Trasferimento di dati al di fuori dell’Unione europea o del SEE

12.1. Se, nell’ambito dell’erogazione dei servizi, i dati personali vengono trasferiti al di fuori dell’Unione europea o dello Spazio economico europeo, il Titolare del trattamento garantisce che il trasferimento avvenga esclusivamente in conformità ai requisiti applicabili del GDPR e che siano adottati adeguati meccanismi di protezione dei dati.

12.2. Tali meccanismi possono includere una decisione di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard, norme vincolanti d’impresa o altri strumenti di protezione dei dati personali riconosciuti dal GDPR.

13. Sicurezza dei dati personali

13.1. Il Titolare del trattamento attua misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da trattamenti non autorizzati o illeciti, perdita accidentale, distruzione, danneggiamento, divulgazione o accesso non autorizzato.

13.2. A seconda della natura del servizio specifico, tali misure possono includere controllo degli accessi, autenticazione degli utenti, gestione dei diritti di accesso, segmentazione della rete, crittografia dei dati, firewall, backup, registrazione degli eventi, gestione delle vulnerabilità, aggiornamento del software, gestione degli incidenti, impegni di riservatezza dei dipendenti e altre misure di sicurezza proporzionate.

13.3. Il Titolare del trattamento, valutando i rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche, attua misure di sicurezza adeguate al livello di sicurezza previsto dall’art. 32 del GDPR.

13.4. Se il Titolare del trattamento rileva una violazione dei dati personali, agisce in conformità alla normativa applicabile, valutando tra l’altro l’obbligo di notifica all’autorità di controllo e, se necessario, anche agli interessati coinvolti.

14. Diritti dell’interessato

14.1. L’interessato ha il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, di opporsi al trattamento, nonché di esercitare il diritto alla portabilità dei dati, nella misura in cui tali diritti derivino dalla normativa applicabile.

14.2. Se il trattamento dei dati personali si basa sul consenso, l’interessato ha il diritto di revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato fino al momento della revoca.

14.3. Per esercitare i propri diritti, l’interessato può presentare una richiesta scrivendo a [email protected].

14.4. Il Titolare del trattamento esamina la richiesta senza ingiustificato ritardo e fornisce una risposta entro il termine previsto dalla normativa, di regola non oltre un mese dal ricevimento della richiesta, salvo che la situazione specifica giustifichi una proroga del termine ai sensi del GDPR.

14.5. Il Titolare del trattamento ha il diritto di richiedere informazioni aggiuntive per verificare l’identità della persona, al fine di garantire che le informazioni non vengano divulgate a un soggetto non autorizzato.

14.6. Se nel rapporto di trattamento specifico il Titolare del trattamento agisce esclusivamente come responsabile per conto del cliente, può inoltrare la richiesta dell’interessato al cliente competente o esaminarla in collaborazione con il cliente, tenendo conto dei ruoli e degli obblighi delle parti ai sensi del GDPR.

15. Presentazione di reclami

15.1. Se l’interessato ritiene che il trattamento dei propri dati personali violi la normativa applicabile, ha il diritto di rivolgersi in primo luogo al Titolare del trattamento, scrivendo a [email protected].

15.2. L’interessato ha inoltre il diritto di presentare un reclamo all’Ispettorato statale per la protezione dei dati (Datu valsts inspekcija), l’autorità di controllo per la protezione dei dati personali in Lettonia.

15.3. Recapiti dell’Ispettorato statale per la protezione dei dati: Elijas iela 17, Riga, LV-1050, Lettonia; e-mail: [email protected]; telefono: +371 67223131.

15.4. L’Ispettorato statale per la protezione dei dati raccomanda di rivolgersi inizialmente, prima di presentare un reclamo, al titolare del trattamento che effettua il trattamento dei dati personali.

16. Registrazione delle conversazioni e comunicazione alternativa

16.1. Nell’ambito dell’assistenza e della comunicazione con i clienti, il Titolare del trattamento può registrare telefonate, chiamate internet, messaggi vocali o altre comunicazioni elettroniche, se necessario per l’erogazione dei servizi, il controllo della qualità, la risoluzione di controversie, la garanzia della sicurezza e la tutela dei legittimi interessi del Titolare, nel rispetto del GDPR e delle altre normative applicabili.

16.2. Le registrazioni delle conversazioni vengono di norma conservate fino a 90 giorni dalla data della registrazione, salvo che, nel caso specifico, la risoluzione di controversie, il controllo della qualità, la tutela dei diritti del Titolare o i termini di prescrizione previsti dalla normativa giustifichino un periodo di conservazione più lungo.

16.3. Prima della registrazione di una conversazione l’interessato viene informato della registrazione, e le registrazioni vengono conservate solo per il tempo necessario al conseguimento della relativa finalità, alla risoluzione di controversie, al controllo della qualità o al rispetto di obblighi normativi.

16.4. Se l’interessato non desidera che una determinata conversazione venga registrata, può scegliere modalità di comunicazione alternative scrivendo a [email protected] oppure, ad esempio, tramite il numero WhatsApp +371 28 706 247.

16.5. Le registrazioni delle conversazioni e i messaggi vocali sono considerati dati personali e si applicano pienamente i diritti dell’interessato previsti dal GDPR, inclusi i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e opposizione, nella misura compatibile con la finalità della registrazione e con la normativa applicabile.

17. Compilazione dei moduli e trattamento dei dati

17.1. Sui siti web, nelle applicazioni del Titolare del trattamento o nelle soluzioni fornite ai clienti possono essere disponibili diversi moduli elettronici (ad esempio moduli di contatto, di richiesta, di richiesta di servizi, di richiesta di assistenza), durante la cui compilazione l’interessato fornisce dati personali affinché il Titolare possa erogare il servizio richiesto, garantire la comunicazione o perseguire un’altra finalità specifica.

17.2. Compilando un modulo, l’interessato indica di norma dati identificativi e di contatto, nonché altri dati legati alla richiesta, che il Titolare del trattamento tratta per poter rispondere alla richiesta, erogare il servizio, esaminare l’istanza, preparare un’offerta o compiere altri passaggi avviati dall’interessato.

17.3. Le basi giuridiche del trattamento dei dati personali inviati tramite i moduli possono essere la conclusione o l’esecuzione di un contratto, l’adempimento di un obbligo legale del Titolare, i legittimi interessi del Titolare (ad esempio garantire la comunicazione, difendere diritti, migliorare la qualità dei servizi) o il consenso dell’interessato, se nel modulo specifico viene fornita un’apposita informazione al riguardo.

17.4. I dati personali ricevuti tramite la compilazione dei moduli vengono conservati solo per il tempo necessario al conseguimento della relativa finalità, alla gestione della comunicazione, all’adempimento degli obblighi contrattuali, alla tutela dei diritti del Titolare o all’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa; successivamente vengono cancellati, anonimizzati o archiviati secondo le modalità previste dalla presente informativa.

17.5. L’interessato ha il diritto di rivolgersi in qualsiasi momento al Titolare del trattamento per sapere quali dati che lo riguardano sono stati raccolti, per quali finalità vengono utilizzati e quale sia il relativo periodo di conservazione, nonché di esercitare gli altri diritti previsti dal GDPR in relazione ai dati personali inviati tramite i moduli.

18. Chat online sul sito web

18.1. Sul sito evoex.eu è disponibile una chat online con cui l’interessato può contattare il team di assistenza del Titolare del trattamento. La chat è fornita dal portale clienti del Titolare (portal.evoex.eu) e la corrispondenza viene conservata sui server del Titolare nell’Unione europea (in Finlandia).

18.2. La conversazione si avvia scrivendo un messaggio. Facoltativamente l’interessato può indicare nome, indirizzo e-mail e numero di telefono (ad esempio per ricevere una risposta via e-mail) e allegare file.

18.3. Per garantire una risposta di qualità e la sicurezza, durante la conversazione vengono trattati automaticamente anche dati tecnici: indirizzo IP e posizione approssimativa da esso ricavata (paese, città, regione), tipo di dispositivo, browser e sistema operativo, dimensione dello schermo, lingua e fuso orario, pagina da cui viene scritto il messaggio, pagine del sito visualizzate durante la visita, fonte di provenienza (ad esempio motore di ricerca o parametri di una campagna pubblicitaria) e numero di visite. Questi dati vengono trasmessi solo quando l’interessato apre la chat.

18.4. La base giuridica del trattamento è l’adozione di misure su richiesta dell’interessato prima della conclusione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR) e il legittimo interesse del Titolare a garantire la comunicazione, la qualità del servizio e la sicurezza delle informazioni (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR). Prima di iniziare la conversazione l’interessato conferma di aver preso visione della presente informativa sulla privacy.

18.5. Per prevenire abusi e richieste automatizzate (bot) viene utilizzato il servizio Cloudflare Turnstile. I file allegati vengono controllati automaticamente con software antivirus e filtri di sicurezza, e dalle immagini vengono rimossi i metadati (ad esempio le informazioni sulla posizione). I file che non superano il controllo non vengono salvati.

18.6. Se la risposta del Titolare del trattamento viene fornita quando l’interessato non si trova più sul sito web, la notifica della risposta viene inviata all’indirizzo e-mail indicato.

18.7. La corrispondenza della chat, i file allegati e i dati tecnici relativi alla conversazione vengono conservati fino a 12 mesi dopo l’ultimo messaggio, salvo che dalla conversazione scaturisca un contratto o che una conservazione più lunga sia necessaria per la tutela dei diritti del Titolare. L’interessato può richiedere in qualsiasi momento la cancellazione della corrispondenza e dei dati correlati scrivendo a [email protected].

18.8. L’accesso alla corrispondenza della chat è consentito solo ai dipendenti autorizzati del Titolare del trattamento. I dati della chat non vengono utilizzati per processi decisionali automatizzati o per la profilazione.

18.9. Affinché l’interessato possa comunicare nella lingua a lui più comoda, i messaggi della chat possono essere tradotti automaticamente tramite il servizio di intelligenza artificiale Claude, fornito da Anthropic PBC (USA). Per la traduzione viene trasmesso esclusivamente il testo del relativo messaggio (compresi eventuali dati personali che l’interessato vi abbia inserito); nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, dati tecnici e file allegati non vengono trasmessi per la traduzione. Anthropic agisce in qualità di responsabile del trattamento per conto del Titolare e, in base alle proprie condizioni commerciali, non utilizza tali dati per l’addestramento di modelli di intelligenza artificiale. Il trasferimento dei dati negli USA avviene sulla base delle garanzie previste dall’art. 46 del GDPR (clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea). I messaggi tradotti sono contrassegnati nella chat con la dicitura «Translated by Claude AI» e il testo originale viene conservato insieme alla traduzione per il periodo indicato al punto 18.7. La traduzione non viene utilizzata per processi decisionali automatizzati.

19. Sicurezza informatica e manutenzione dei sistemi

19.1. Il Titolare del trattamento garantisce che i sistemi di tecnologia dell’informazione e della comunicazione da esso mantenuti siano protetti in conformità alla normativa vigente nella Repubblica di Lettonia in materia di sicurezza informatica, incluse le disposizioni della legge nazionale sulla cibersicurezza e dei relativi regolamenti del Consiglio dei ministri, nella misura in cui tali norme siano applicabili al Titolare.

19.2. Il Titolare del trattamento mantiene server, ambienti di hosting, database, infrastruttura e-mail e altri sistemi IT in misura proporzionata, tenendo conto delle possibilità tecniche, del livello di rischio e dei requisiti minimi di sicurezza informatica, nonché degli obblighi e dei limiti di responsabilità stabiliti dai contratti con i clienti.

19.3. Il Titolare del trattamento attua misure tecniche e organizzative per ridurre i rischi per la sicurezza informatica, ad esempio controllo degli accessi, autenticazione, aggiornamenti di sicurezza, backup, gestione degli incidenti, monitoraggio e altre misure di protezione proporzionate, nella misura oggettivamente possibile, tenendo conto del livello di rischio e dell’importanza del sistema in questione.

19.4. Il Titolare del trattamento non è responsabile di incidenti di sicurezza informatica o malfunzionamenti dei sistemi causati da circostanze che oggettivamente non può controllare (ad esempio azioni di terzi, configurazione dell’infrastruttura del cliente stesso, azioni degli utenti del cliente, attacchi informatici globali); tuttavia adotta misure proporzionate per mitigarne le conseguenze e ripristinare l’erogazione dei servizi per quanto praticamente possibile.

19.5. Se il Titolare del trattamento rientra tra i soggetti della legge nazionale sulla cibersicurezza (ad esempio come fornitore di un servizio importante o essenziale), adempie, oltre alla presente informativa, gli obblighi previsti dalla legge, tra cui la nomina di un responsabile della sicurezza informatica, la presentazione di relazioni di autovalutazione, la segnalazione degli incidenti all’autorità di vigilanza e il rispetto degli altri requisiti di legge.

20. Processo decisionale automatizzato e profilazione

20.1. Il Titolare del trattamento non effettua processi decisionali automatizzati, inclusa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato ai sensi dell’art. 22 del GDPR.

20.2. Il Titolare del trattamento può effettuare analisi limitate e analisi dei dati di utilizzo dei servizi (ad esempio analisi delle prestazioni del sistema, dell’utilizzo delle funzionalità, delle statistiche di accesso), che non sono considerate profilazione con effetti significativi sull’interessato.

21. Disposizioni finali

21.1. Il Titolare del trattamento ha il diritto di modificare o integrare unilateralmente la presente informativa in qualsiasi momento, pubblicando la versione aggiornata sul proprio sito web, nel portale clienti o in un altro canale di comunicazione stabilito dal Titolare.

21.2. La versione aggiornata dell’informativa entra in vigore dalla data di pubblicazione, salvo che in essa sia indicata una diversa data di entrata in vigore.

21.3. Se una parte della presente informativa diventa invalida, contraddittoria o inapplicabile, ciò non pregiudica la validità delle restanti disposizioni; in tal caso il Titolare del trattamento sostituisce la disposizione in questione con una che corrisponda il più possibile alla finalità originaria e alla normativa applicabile.

21.4. La presente informativa è applicabile finché il Titolare del trattamento effettua il trattamento di dati personali nell’ambito della propria attività economica; per singoli servizi, contratti o progetti possono essere elaborate regole specifiche sul trattamento dei dati, applicabili congiuntamente alla presente informativa, nella misura in cui non contrastino con il GDPR e con la normativa della Repubblica di Lettonia.

Domande sul trattamento dei dati personali: [email protected].